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Garante Privacy: chi svolge le proprie campagne promozionali in outsourcing rende conto dell'operato della società esterna

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Per le attività di promozione e di commercializzazione di propri beni e servizi, la titolarità del trattamento di dati personali ricade sui soggetti che si avvalgono di agenti esterni per attività promozionali. Chi ricorre all’outsourcing non può quindi “lavarsi le mani” dell’operato dell’azienda esterna.

E’ quanto ha stabilito il Garante della Privacy con il Provvedimento n.230 del 15 giugno 2011 in corso di pubblicazione sulla Gazzetta ufficiale. Il provvedimento si rivolge a tutte le aziende che incaricano soggetti esterni per l'invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale che generalmente agiscono in nome o, comunque, per conto del primo in base a specifico mandato o accordo.

Il provvedimento è stato preso a seguito di numerose segnalazioni pervenute all’Autorità proprio in materia di trattamento dei dati personali degli abbonati ai servizi di telefonia i quali, nonostante l'iscrizione dei propri dati anagrafici e dell'utenza della quale sono intestatari nel Registro pubblico delle opposizioni, ed in assenza di altre condizioni legittimanti, hanno lamentato la ricezione di contatti indesiderati per finalità promozionali di carattere commerciale, ovvero hanno segnalato la ricezione di comunicazioni a carattere pubblicitario non richieste trasmesse via telefax.

Nel corso dell'attività istruttoria avviata dall'Autorità è emerso che in diversi casi le società che producono o vendono beni ed erogano i servizi oggetto delle campagne promozionali  si avvalgono di soggetti terzi (gli outsourcer) cui, previa sottoscrizione di specifico accordo - generalmente nella forma del contratto di agenzia viene conferito mandato, spesso con rappresentanza, e demandata l'attività di promozione e commercializzazione dei menzionati beni e servizi. Lo svolgimento di tale attività è normalmente effettuato su base territoriale; con indicazione, cioè, di una specifica area geografica di competenza dell'agente. Vi sono ricompresi, tra l'altro, il contatto con il potenziale cliente, la sottoposizione della proposta commerciale, la raccolta dell'eventuale adesione, l'utilizzo della modulistica fornita dalla società preponente ed, infine, la trasmissione dei dati a quest'ultima perché curi gli adempimenti di propria competenza. È stato accertato, inoltre, che gli agenti sono nella maggior parte dei casi tenuti a seguire specifiche attività di formazione (attraverso incontri, seminari o apposite convention) e ricevono puntuali, aggiornate istruzioni anche con riguardo al trattamento dei dati personali dei soggetti contattati.

Con questo nuovo intervento del Garante, coloro che sono titolari del trattamento e che incaricano agenti e aziende esterne per svolgere le proprie campagne promozionali, devono procedere, entro 60 giorni dalla pubblicazione dello stesso Provvedimento sulla Gazzetta Ufficiale, a designare tali società ovvero altri soggetti terzi che agiscono in outsourcing, responsabili del trattamento ai sensi e per gli effetti degli artt. 4, comma 1, lett. g) e 29, commi 4 e 5 del Codice.

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